Wat is DMS?
DMS staat voor Document Management System. Een DMS stelt een bedrijf of organisatie in staat documenten, afbeeldingen en andere digitale data op te slaan en te volgen. Met een DMS hebt u overzicht over alle documenten die voor uw organisatie van belang zijn. U kunt verschillende versies van een document bijhouden en bijvoorbeeld oude versies terugzetten. Ook kunt u zien welke gebruikers een document hebben aangepast en wanneer.
Digitaal archief
Met een DMS bouwt u gemakkelijk een archief op. Door het gebruik van metadata vindt u belangrijke documenten binnen enkele seconden terug. Daardoor worden werkprocessen geoptimaliseerd en besteedt uw organisatie minder tijd aan het zoeken naar documenten. Alle documenten zijn altijd binnen handbereik, op uw eigen desktop.
Verbeterde kwaliteit
De juiste DMS-software zorgt voor de opslag en registratie van documenten die belangrijk zijn voor uw bedrijfsprocessen. Met 'versiebeheer' kunt u exact nagaan welke gebruiker een document heeft aangepast en wanneer. U kunt bovendien gemakkelijk aanpassingen terugdraaien, zodat een document zichtbaar wordt in de oorspronkelijke versie. Ook kunt u het systeem zo instellen, dat een aangepast document eerst moet worden goedgekeurd voordat het voor iedereen toegankelijk is.
De DMS-Wijzer
Het succes van de implementatie van een DMS-systeem is afhankelijk van de pakketkeuze. De DMS-Wijzer helpt u bij de keuze voor het DMS-systeem dat het beste past bij úw organisatie. Vraag daarom nu gratis en vrijblijvend de DMS-Wijzer aan.
De voordelen van DMS-software:
- Het beheer van documenten wordt gemakkelijker en overzichtelijker.
- Meerdere gebruikers kunnen tegelijkertijd hetzelfde document inzien.
- U raakt geen documenten meer kwijt.
- Een DMS maakt uw bedrijf efficiënter.
- Een DMS verhoogt uw productiviteit.